De klant: T&B Associati
T&B Associati is een adviesbureau gespecialiseerd in complex projectmanagement. Met een team van professionals die resources coordineren over meerdere opdrachten tegelijk, vertrouwt het bedrijf op projectmanagementsoftware om activiteiten te plannen, resources toe te wijzen en gewerkte uren bij te houden.
Het probleem: Excel als knelpunt
Zoals bij veel Europese MKB-bedrijven had de operationele workflow van T&B Associati een kritiek pijnpunt: data kwam aan in Excel-formaat. Klanten, leveranciers en externe medewerkers stuurden spreadsheets met gewerkte uren, ingezette resources en uitgevoerde activiteiten. Deze data moest handmatig worden overgebracht naar het projectmanagementsysteem. Voor een enkel grootschalig project vergde deze operatie 50 mandagen.
De oplossing: intelligente automatisering met PRISMA
HT-X ontwierp een maatwerkoplossing gebaseerd op PRISMA, de private AI-infrastructuur die AI-modellen on-premise draait. Het systeem werkt in drie fasen: analyse van de managementsoftware, analyse en normalisatie van Excel-data, en intelligente invulling van het managementsysteem.
Resultaten
| Metric | Voor | Na | Verbetering |
|---|---|---|---|
| Migratietijd | 50 mandagen | 1,5 dag | -97% |
| Ingevoerde uren | handmatig | 52.000 | automatisch |
| Gevulde cellen | handmatig | 23.000 | automatisch |
| Invoerfouten | frequent | bijna nul | drastische reductie |
| ROI | — | 180% | op eerste project |
Wat dit betekent voor Europese MKB-bedrijven
De case van T&B Associati illustreert een patroon dat veel voorkomt in Europese bedrijven: kritieke processen die nog steeds afhankelijk zijn van Excel als data-uitwisselingsformaat. Elke keer dat een operator een spreadsheet opent en data naar een ander systeem kopieert, is er een automatiseringskans.
On-premise AI-oplossingen op basis van PRISMA stellen u in staat repetitieve datastromen te automatiseren zonder gevoelige informatie bloot te stellen, operationele tijd drastisch te verminderen en transcriptiefouten te elimineren.
Veelgestelde vragen
Door middel van een AI-systeem dat de structuur van Excel-sheets analyseert, de gegevens interpreteert (resources, uren, projectcodes) en automatisch invoert in de managementsoftware, waarbij de juiste velden worden ingevuld zonder handmatige tussenkomst. De oplossing van HT-X gebruikt de PRISMA-stack om te garanderen dat data binnen de bedrijfsinfrastructuur blijft.
In het geval van T&B Associati ging de tijd van 50 mandagen naar 1,5 dag — een reductie van 97%. De ROI op de investering was 180%, berekend op bespaarde uren in alleen het eerste gemigreerde project.
De oplossing is op maat ontworpen om te integreren met de reeds in gebruik zijnde managementsoftware. HT-X analyseert de API's en datastructuur van de bestaande software en bouwt de AI-brug die Excel-sheets met het doelsysteem verbindt.
Op zoek naar een private ChatGPT voor uw bedrijf?
ORCA is het on-premise AI-platform van HT-X (Human Technology eXcellence): uw data blijft van u, AVG- en AI Act-conform.
Ontdek ORCA