Der Kunde: T&B Associati
T&B Associati ist eine Beratungsgesellschaft, die auf komplexes Projektmanagement spezialisiert ist. Mit einem Team von Fachleuten, das Ressourcen ueber mehrere Auftraege gleichzeitig koordiniert, setzt das Unternehmen auf Projektmanagement-Software zur Planung, Ressourcenzuweisung und Zeiterfassung.
Das Problem: Excel als Engpass
Wie in vielen europaeischen KMU hatte der operative Workflow von T&B Associati einen kritischen Schwachpunkt: Daten kamen im Excel-Format an.
Kunden, Lieferanten und externe Mitarbeiter schickten Tabellen mit geleisteten Stunden, eingesetzten Ressourcen und durchgefuehrten Aktivitaeten. Diese Daten mussten manuell in das Projektmanagementsystem uebertragen werden:
- Oeffnen und Analysieren Dutzender Excel-Dateien mit verschiedenen Formaten
- Interpretation der Eintraege und Zuordnung zu den Feldern der Managementsoftware
- Manuelles Eintragen Tausender Datenzeilen
- Gegenpruefen zur Fehlervermeidung
- Ausfuellen abgeleiteter und berechneter Felder
Fuer ein einziges Grossprojekt erforderte dieser Vorgang 50 Personentage. Ein enormer Aufwand an Zeit, Ressourcen und mit hohem Risiko menschlicher Fehler.
Die Loesung: intelligente Automatisierung mit PRISMA
HT-X hat eine massgeschneiderte Loesung auf Basis von PRISMA (Private Intelligence Stack for Modular AI) entwickelt — der privaten KI-Infrastruktur, die KI-Modelle On-Premise ausfuehrt, ohne dass Unternehmensdaten den Organisationsbereich verlassen.
So funktioniert es
Das fuer T&B Associati entwickelte System arbeitet in drei Phasen:
1. Analyse der Managementsoftware
HT-X hat die eingesetzte Projektmanagement-Software untersucht: Datenstruktur, Pflichtfelder, Beziehungen zwischen Entitaeten (Projekte, Ressourcen, Aktivitaeten, Stunden) und Validierungsregeln.
2. Analyse und Normalisierung der Excel-Daten
Die eingehenden Excel-Tabellen hatten variable Formate: unterschiedliche Spalten, inkonsistente Bezeichnungen, fehlende oder unvollstaendige Daten. Das KI-System analysiert jede Datei, erkennt die Struktur, identifiziert relevante Spalten und normalisiert die Daten in ein einheitliches Format.
3. Intelligente Befuellung des Managementsystems
Nach der Normalisierung werden die Daten automatisch in die Managementsoftware eingetragen. Das System kopiert nicht nur Werte: Es fuellt intelligent abgeleitete Felder aus, loest Mehrdeutigkeiten bei Ressourcennamen auf, ordnet Projektcodes zu und berechnet Summen.
Warum PRISMA
Die Wahl einer PRISMA-basierten Loesung stellt sicher, dass:
- Daten im Unternehmen bleiben: Keine Excel-Dateien oder Projektdaten werden an externe Server gesendet
- DSGVO-Konformitaet: Die Verarbeitung erfolgt vollstaendig in der Infrastruktur des Kunden
- Vollstaendige Anpassung: Das System wurde auf die spezifischen Anforderungen von T&B Associati zugeschnitten
- Unabhaengigkeit: Kein Vendor Lock-in, keine Kosten pro Token
Ergebnisse
Die Migration des ersten Pilotprojekts lieferte Zahlen, die fuer sich sprechen:
| Kennzahl | Vorher | Nachher | Verbesserung |
|---|---|---|---|
| Migrationszeit | 50 Personentage | 1,5 Tage | -97% |
| Erfasste Stunden | manuell | 52.000 | automatisch |
| Befuellte Zellen | manuell | 23.000 | automatisch |
| Eingabefehler | haeufig | nahezu null | drastische Reduktion |
| ROI | — | 180% | beim ersten Projekt |
Die aussagekraeftigste Zahl: 1,5 Tage statt 50 Personentage. Ein Vorgang, der ein Team wochenlang lahmlegte, ist jetzt in anderthalb Tagen erledigt — mit hoeherer Datenqualitaet als bei manueller Eingabe.
Was das fuer europaeische KMU bedeutet
Der Fall T&B Associati zeigt ein gaengiges Muster in europaeischen Unternehmen: Kritische Prozesse, die noch immer von Excel als Datenaustauschformat abhaengen. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Tabelle oeffnet und Daten in ein anderes System kopiert, gibt es eine Automatisierungsmoeglichkeit.
On-Premise-KI-Loesungen wie die auf PRISMA basierenden ermoeglichen:
- Automatisierung repetitiver Datenfluesse ohne Offenlegung sensibler Informationen
- Drastische Reduzierung der Bearbeitungszeit
- Eliminierung von Uebertragungsfehlern
- Freisetzung von Ressourcen fuer wertschoepfendere Taetigkeiten
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Haeufig gestellte Fragen
Durch ein KI-System, das die Struktur der Excel-Tabellen analysiert, die Daten interpretiert (Ressourcen, Stunden, Projektcodes) und sie automatisch in die Managementsoftware eintraegt. Die Loesung von HT-X nutzt den PRISMA-Stack, damit die Daten in der Unternehmensinfrastruktur bleiben.
Im Fall von T&B Associati sank die Zeit von 50 Personentagen auf 1,5 Tage — eine Reduktion von 97%. Der ROI der Investition betrug 180%, berechnet allein auf die eingesparten Stunden im ersten migrierten Projekt.
Die Loesung wird massgeschneidert fuer die Integration mit der bereits genutzten Managementsoftware entwickelt. HT-X analysiert die APIs und Datenstruktur der bestehenden Software und baut die KI-Bruecke zwischen Excel-Tabellen und dem Zielsystem.
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