Da 50 giorni a 1,5: come T&B Associati ha automatizzato la migrazione da Excel al gestionale con l'AI

Il cliente: T&B Associati

T&B Associati è una società di consulenza specializzata nella gestione di progetti complessi. Con un team di professionisti che coordina risorse su più commesse contemporaneamente, l’azienda si affida a un software di project management per pianificare attività, allocare risorse e tracciare le ore lavorate.

Il problema: Excel come collo di bottiglia

Come in molte PMI italiane, il flusso operativo di T&B Associati presentava un punto critico: i dati arrivavano in formato Excel.

Clienti, fornitori e collaboratori esterni inviavano fogli di calcolo con le ore lavorate, le risorse impiegate e le attività svolte. Questi dati dovevano essere trasferiti manualmente nel gestionale di project management, un processo che richiedeva:

• Apertura e analisi di decine di file Excel con formati diversi
• Interpretazione delle voci e mappatura sui campi del gestionale
• Inserimento manuale di migliaia di righe di dati
• Verifica incrociata per evitare errori
• Compilazione di campi derivati e calcolati

Per un singolo progetto di grandi dimensioni, questa operazione richiedeva 50 giorni uomo — quasi due mesi e mezzo di lavoro di una persona dedicata a tempo pieno. Un costo enorme in termini di tempo, risorse e rischio di errore umano.

La soluzione: automazione intelligente con PRISMA

HT-X ha progettato una soluzione ad hoc basata su PRISMA (Private Intelligence Stack for Modular AI), l’infrastruttura AI privata che permette di eseguire modelli di intelligenza artificiale on-premise, senza che i dati aziendali escano dal perimetro dell’organizzazione.

Come funziona

Il sistema sviluppato per T&B Associati opera in tre fasi:

1. Analisi del gestionale

HT-X ha studiato il software di project management in uso, mappando la struttura dei dati, i campi obbligatori, le relazioni tra entità (progetti, risorse, attività, ore) e le regole di validazione. Questo ha permesso di creare un modello preciso di “come il gestionale si aspetta i dati”.

2. Analisi e normalizzazione dei dati Excel

I fogli Excel in ingresso avevano formati variabili: colonne diverse, denominazioni inconsistenti, dati mancanti o parziali. Il sistema AI analizza ogni file, riconosce la struttura, identifica le colonne rilevanti e normalizza i dati in un formato uniforme — indipendentemente da come il foglio è stato compilato.

3. Compilazione intelligente del gestionale

Una volta normalizzati, i dati vengono inseriti automaticamente nel gestionale. Il sistema non si limita a copiare valori: compila intelligentemente campi derivati, risolve ambiguità nei nomi delle risorse, associa codici progetto e calcola i totali. Ogni inserimento viene verificato contro le regole di validazione del gestionale.

Perché PRISMA e non ChatGPT

Qualcuno potrebbe pensare: “Perché non usare semplicemente ChatGPT per leggere gli Excel?” La risposta è che ChatGPT è un modello conversazionale generico, non un sistema di integrazione dati:

• Non si collega al gestionale: ChatGPT non può scrivere dati nel tuo software di project management
• Non conosce le regole di business: non sa quali campi sono obbligatori, quali valori sono ammessi, come si calcolano i derivati
• Espone i dati aziendali: ogni file caricato su ChatGPT transita sui server di OpenAI negli USA
• Non è ripetibile: ogni volta bisogna rispiegare cosa fare, senza garanzia di risultati consistenti

La soluzione basata su PRISMA invece:

• Si integra direttamente con il gestionale tramite API
• I dati restano in azienda: nessun file Excel o dato di progetto viene inviato a server esterni
• Conformità GDPR: il trattamento avviene interamente nell’infrastruttura del cliente
• È ripetibile e affidabile: una volta configurato, il sistema funziona in autonomia su ogni nuovo progetto

I risultati

La migrazione del primo progetto pilota ha prodotto numeri che parlano da soli:

Metrica	Prima	Dopo	Miglioramento
Tempo di migrazione	50 giorni uomo	1,5 giorni	-97%
Ore inserite	manuale	52.000	automatico
Celle compilate	manuale	23.000	automatico
Errori di inserimento	frequenti	quasi zero	drastica riduzione
ROI	—	180%	sul primo progetto

Il dato più significativo: 1,5 giorni contro 50 giorni uomo. Un’operazione che paralizzava un team per settimane ora si completa in una giornata e mezza, con una qualità dei dati superiore a quella dell’inserimento manuale.

Cosa significa per le PMI italiane

Il caso T&B Associati illustra un pattern comune nelle aziende italiane: processi critici che dipendono ancora da Excel come formato di scambio dati. Ogni volta che un operatore apre un foglio Excel e ricopia dati in un altro sistema, c’è un’opportunità di automazione.

Le soluzioni AI on-premise come quelle basate su PRISMA permettono di:

• Automatizzare flussi dati ripetitivi senza esporre informazioni sensibili
• Ridurre drasticamente i tempi operativi
• Eliminare gli errori di trascrizione
• Liberare risorse per attività a maggior valore aggiunto

Non serve sostituire il gestionale. Non serve cambiare il modo in cui i clienti inviano i dati. Serve un ponte intelligente che colleghi i due mondi — ed è esattamente quello che l’AI privata fa meglio.

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